Standardy Ochrony Małoletnich

I. Zasady ogólne

1. Mając na uwadze konieczność zapewnienia osobom małoletnim należytej ochrony w trakcie ich pobytu w obiekcie hotelowym należącym do Grupy Hoteli SPA Dr Irena Eris, wprowadzone zostają niniejsze "Standardy ochrony małoletnich w Grupie Hoteli SPA Dr Irena Eris", zwane dalej Standardami.
2. Ilekroć w Standardach jest mowa o:
   1. hotelu – rozumie się przez to dowolny obiekt hotelowy wchodzący w skład Grupy Hoteli SPA Dr Irena Eris, tj. Hotel SPA Dr Irena Eris Krynica-Zdrój, Hotel SPA Dr Irena Eris Wzgórza Dylewskie, Hotel SPA Dr Irena Eris Polanica-Zdrój,
   2. dyrektorze hotelu – rozumie się przez to osobę zarządzającą danym Hotelem Grupy Hoteli SPA Dr Irena Eris,
   3. pracowniku hotelu – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Hotelu, niezależnie od rodzaju umowy, na podstawie której wykonywana jest przez nią pracę w Hotelu,
   4. małoletnim – rozumie się przez to osobę, która nie ukończyła 18 roku życia.
3. Na każdym etapie stosowania procedur wynikających ze Standardów należy pamiętać, że mogą one stanowić niedogodność dla Gości hotelowych, w związku z czym należy wykazywać zrozumienie dla reakcji Gości na powyższe i tłumaczyć im konieczność, tak faktyczną, jak i prawną, przeprowadzania w Hotelu przedmiotowych procedur. Reakcja Gościa hotelowego nie może jednak stanowić powodu do odstąpienia od procedur.
4. Wszelkie procedury przewidziane Standardami należy stosować w sposób racjonalny, z uwzględnieniem wszystkich zaistniałych okoliczności, z poszanowaniem godności i prywatności małoletniego oraz osoby dorosłej, z którą małoletni przebywa w Hotelu.
5. Pracownicy Hoteli powinni w kontaktach z małoletnimi uwzględniać poziom ich rozwoju emocjonalnego oraz intelektualnego, a w przypadkach, gdy małoletni jest osobą niepełnosprawną lub osobą ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, wziąć tą okoliczność pod uwagę.

II. Zasady zapewniające bezpieczne relacje między pracownikami Hotelu a małoletnim, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich

1. Jakiekolwiek kontakty pomiędzy pracownikiem Hotelu a małoletnim, przebywającym w Hotelu, nie powinny wykraczać poza interakcje uzasadnione obowiązkami służbowymi pracownika Hotelu.
2. Niedopuszczalne jest stosowanie przez pracowników Hoteli wobec dziecka przemocy fizycznej, psychicznej, seksualnej, cyberprzemocy, zaniedbania w jakiejkolwiek formie.
3. Kontakty pracownika Hotelu z małoletnim powinny mieć charakter służbowy i być związane z wykonywaniem obowiązków pracownika. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie relacji służbowej do nawiązywaniu z małoletnim prywatnych relacji lub kontaktów niezwiązanych z pobytem i usługami Hotelu.
4. Rekomendowane jest unikanie pozostawania sam na sam z małoletnim w przestrzeniach prywatnych, np. pokoju hotelowym. Jeżeli sytuacja służbowa wymaga kontaktu z małoletnim w takim miejscu, pracownik powinien, w miarę możliwości, zapewnić przejrzystość i bezpieczeństwo kontaktu.

III. Zasady i procedury identyfikacji małoletniego przebywającego w Hotelu i jego relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą przebywa w Hotelu

1. Identyfikacji małoletniego i jego relacji z osobą dorosłą, z którą przebywa w Hotelu, dokonują pracownicy Działu Relacji z Gośćmi.
2. Identyfikacja taka następuje na podstawie oświadczenia osoby dorosłej, która przebywa w Hotelu z dzieckiem, potwierdzającego dane dziecka oraz określającego relacje łączące ją z dzieckiem.
3. W przypadku odmowy wypełnienia oświadczenia, o którym mowa w pkt III ust. 2 powyżej, Hotel odmówi zameldowania.
4. Jeżeli w trakcie przeprowadzania procedury opisanej w pkt III ust. 1 pracownik Działu Relacji z Gośćmi nabierze uzasadnionych wątpliwości co do relacji łączącej małoletniego z osobą dorosłą, z którą przebywa on w Hotelu, wówczas należy o tym dyskretnie powiadomić Dyrektora Hotelu lub jego Zastępcę lub Przełożonego. Małoletni, jak i osoba dorosła powinni w tym czasie pozostawać pod obserwacją pracowników Hotelu.
5. Czynności identyfikacyjne należy wykonywać w sposób dyskretny, z poszanowaniem godności i prywatności małoletniego oraz osoby dorosłej.

IV. Zasady i procedury reagowania w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że dobro małoletniego znajdującego się na terenie Hotelu jest zagrożone

1. Jeżeli zaistnieje uzasadnione przypuszczenie, że dobro małoletniego znajdującego się na terenie Hotelu jest zagrożone, wówczas każdy pracownik Hotelu jest zobowiązany do reakcji na powyższe i do podjęcia stosownych działań.
2. Uzasadnione podejrzenie skrzywdzenia małoletniego występuje w szczególności wtedy, gdy pracownik Hotelu zaobserwował okoliczności mogące wskazywać na krzywdzenie małoletniego, gdy małoletni nosi ślady mogące świadczyć o krzywdzeniu, a także gdy małoletni sam poinformował o krzywdzeniu.
3. Działania, o których mowa w ust. 1, powinny polegać na natychmiastowym powiadomieniu o zaistniałej sytuacji Dyrektora Hotelu, a jeśli to nie będzie możliwe lub mogłoby spowodować zbędne opóźnienie, na powiadomieniu Zastępcy Dyrektora Hotelu lub Przełożonego. W sytuacji wymagającej niezwłocznej interwencji należy powiadomić Policję lub inne właściwe służby.
4. Pracownik może podjąć również bezpośrednie działania mające na celu zastopowanie krzywdzenia, uwzględniając jednak, by taka próba nie zagraża bezpieczeństwu jego samego, małoletniego ani osób postronnych. Działania pracownika Hotelu powinny pozostawać w granicach prawa, w szczególności stosować się do zasad regulujących kwestię obrony koniecznej lub tzw. zatrzymania obywatelskiego.
5. Jeżeli małoletni ujawnia krzywdzenie, pracownik powinien przede wszystkim zadbać o jego bezpieczeństwo, zachować spokój, wysłuchać dziecka i ograniczyć rozmowę do informacji niezbędnych do udzielenia pomocy. Nie należy prowadzić samodzielnego postępowania wyjaśniającego ani wypytywać dziecka o szczegóły zdarzenia. W tym zakresie pracownik korzysta z materiału pomocniczego "Jak rozmawiać z dzieckiem pokrzywdzonym przestępstwem – wskazówki dla pracowników hoteli".
6. Do czasu przyjazdu Policji lub innych służb interwencyjnych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa, dziecko powinno pozostawać pod opieką pracownika Hotelu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i poszanowaniem jego godności.

V. Procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamianie sądu opiekuńczego

1. Po powiadomieniu przez pracownika Hotelu o sytuacjach przewidzianych w niniejszych Standardach, Dyrektor Hotelu lub inna osoba wymieniona w pkt IV ust. 3 jest zobowiązana do oceny sytuacji, a jeśli ustalone okoliczności uzasadniają taki krok, do powiadomienia Policji lub sądu opiekuńczego.
2. W sytuacjach niecierpiących zwłoki do powiadomienia Policji jest uprawniony i zobowiązany każdy pracownik Hotelu.
3. Osobą odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i koordynowanie dalszych działań w Hotelu jest Dyrektor Hotelu, a w przypadku jego nieobecności – Zastępca Dyrektora Hotelu lub Przełożony.
4. Zdarzenie oraz podjęte działania należy udokumentować w formie notatki służbowej lub innej przyjętej w Hotelu dokumentacji, z zachowaniem poufności i zasad ochrony danych osobowych.

VI. Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie pracowników Hoteli do stosowania Standardów, zasady przygotowania tych pracowników do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności

1. Osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie pracowników Hoteli do stosowania Standardów są Dyrektorzy Hoteli, każdy w zakresie zarządzanego przez siebie Hotelu, których wspiera w tym zakresie Kierownik Działu Personalnego spółki Hotele SPA Dr Irena Eris Sp. z o.o.
2. Pracownicy Hoteli będą mieli możliwość podnoszenia swych kompetencji związanych z zadaniami wynikającymi ze Standardów w ramach szkoleń wewnętrznych. Odbycie szkolenia pracownik potwierdza podpisem na liście obecności oraz podpisuje stosowne oświadczenie.
3. Pracownicy Działu Relacji z Gośćmi są zapoznawani w szczególności z zasadami identyfikacji małoletniego i ustalania jego relacji z osobą dorosłą oraz z zasadami postępowania w sytuacjach budzących wątpliwości.
4. Pracownicy Hoteli maja dostęp do materiału pomocniczego "Jak rozmawiać z dzieckiem pokrzywdzonym przestępstwem – wskazówki dla pracowników hoteli".
5. Zapoznanie pracowników ze Standardami, szkolenia oraz aktualizacje tych czynności dokumentuje się w sposób przyjęty w Spółce.

VII. Postanowienia końcowe

1. Co najmniej raz na dwa lata dokonywana będzie przez Dyrektora Hotelu ocena Standardów w celu zapewnienia ich dostosowania do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, a wnioski z przeprowadzonej oceny zostaną udokumentowane na piśmie.
2. Standardy obowiązują we wszystkich Hotelach SPA Dr Irena Eris i dostępne są na stronie internetowej www.drirenaerisspa.pl oraz w formie papierowej w widocznym miejscu na Recepcji, w poszczególnych Hotelach, wraz z wersja skrócona przeznaczona dla małoletnich.
3. Standardy wchodzą w życie z dniem 15 sierpnia 2026 r.
4. Standardy w niniejszej wersji zostały przyjęte po przeprowadzeniu okresowej oceny Standardów obowiązujących od dnia 15 sierpnia 2024 r.